Fragst du dichob monday oder Asana besser zu deinem Team passt? Damit bist du nicht allein. Viele Teams, die ihr Projektmanagement verbessern möchten, stehen genau vor dieser Entscheidung.

Beide Plattformen sind bekannt, leistungsstark und voller Funktionen, die deine Zusammenarbeit deutlich effizienter machen. Mit unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten, in denen wir Teams geholfen haben, monday.com einzuführen und besser zu nutzen, wissen wir, wie stark das richtige Tool den Arbeitsalltag beeinflusst.

In diesem Blog vergleichen wir beide Plattformen objektiv und teilen gleichzeitig praktische Einblicke aus unserer Arbeit mit echten Unternehmen.Egal, ob ihr ein kleines Team seid, das eine einfache und visuelle Lösung sucht, oder eine wachsende Organisation mit komplexeren Anforderungen: Wir zeigen euch die wichtigsten Stärken und Schwächen von monday und Asana, damit ihr die beste Entscheidung für euer  Setup treffen könnt.

Was ist monday.com? Eine kurze Einführung

monday.com ist mehr als nur eine Aufgabenliste. Es ist ein flexibles Work OS, mit dem du Workflows für fast alles erstellen kannst: Projektmanagement, Kampagnenplanung, Sales-Pipelines oder das Onboarding neuer Teammitglieder.

Viele unserer Kundinnen und Kunden schätzen, wie übersichtlich und intuitiv monday.com  aufgebaut ist. Du kannst Aufgaben per Drag & Drop verschieben, farblich markieren, regelmäßige Aufgaben automatisieren und Dashboards erstellen, die für euch Sinn ergeben. Auch die teamübergreifende Zusammenarbeit funktioniert problemlos.

Von Templates über Automatisierungen bis hin zu Funktionen wie WorkCanvas und monday workdocs wächst monday mit deinem Team, ohne dass Entwickler oder die IT ständig eingreifen müssen. monday gibt deinem Team Struktur, Flexibilität und klare Abläufe, sodass ihr effizient zusammenarbeitet, schneller Ergebnisse erzielt und nicht mehrere unverbundene Tools jonglieren müsst.Mehr darüber, wie monday.com das Projektmanagement 2025 verändert, kannst du in unserem Blog lesen.

Was ist Asana? Eine kurze Einführung

Asana ist seit Jahren eine beliebte Plattform im Projektmanagement, besonders für Teams, die klare Strukturen, Verantwortlichkeiten und Planungstools brauchen. Es eignet sich gut für Teams, die eher traditionelle Projektmethoden nutzen oder formeller arbeiten möchten.

Die Plattform bietet alle wichtigen Funktionen: Zeitpläne, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Projektportfolios und Reporting-Tools, mit denen du den Fortschritt mehrerer Projekte im Blick behalten kannst. Auch die Admin-Funktionen sind umfangreich, was Asana bei größeren Teams oder Organisationen beliebt macht, die mehr Kontrolle über Arbeitsweisen brauchen.

Allerdings kann Asana etwas statisch wirken und erfordert möglicherweise mehr Zeit beim Einrichten, wenn du neu auf der Plattform bist oder sie an deine individuellen Workflows anpassen möchtest.

monday vs. Asana: Wichtige Gemeinsamkeiten

Schauen wir zuerst auf das, was beide Tools gemeinsam haben. Beide haben eine solide Basis und decken viele der Kernanforderungen im Projektmanagement ab.

• Intuitive Projektansichten: Kanban-Boards, Kalender, Zeitpläne und Gantt-Diagramme helfen in beiden Tools, Workflows zu organisieren und Deadlines einzuhalten.
  
• Templates für den schnellen Start: Projekte lassen sich mit den integrierten Templates  für Marketingkampagnen, Produktlaunches, Recruiting-Pipelines und vieles mehr sofort starten.
  
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Kommentare, Benachrichtigungen und Aufgabenzuteilungen sorgen dafür, dass Teams auch über Zeitzonen hinweg ohne Probleme zusammenarbeiten können.
  
• Automatisierungen: Regelmäßige Aufgaben lassen sich automatisieren, um das Management von Projekten einfacher und effizienter zu gestalten.
  
• Integrationen: Beide Plattformen lassen sich mit über 200 Tools verbinden, darunter Slack, Zoom, Google Workspace oder Salesforce.
  
• Dashboards und Reports: Anpassbare Dashboards zeigen Fortschritte, machen Engpässe sichtbar und ermöglichen das Monitoring von KPIs – ganz ohne zusätzliches Analyse-Tool.

Kurz gesagt: monday und Asana sind moderne, cloud-basierte Lösungen, die hybrides Arbeiten unterstützen, Kommunikation vereinfachen und selbst komplexe Projekte übersichtlich machen.

Trotz der vielen Gemeinsamkeiten fühlen sich die beiden Tools oft unterschiedlich an. Die Bedienung, Flexibilität, Lernkurve und die Zusammenarbeit im Team können stark variieren. Genau diese Unterschiede beeinflussen, wie gut ein Tool angenommen wird, wie produktiv Teams damit arbeiten und wie erfolgreich es langfristig ist.

Im nächsten Abschnitt werfen wir einen genaueren Blick auf diese Unterschiede, damit klar wird, welches Tool besser zu deinem Team passt.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen monday.com und Asana

Obwohl monday.com und Asana beide auf einer soliden Basis aufbauen, treten die einzelnen  Stärken erst richtig hervor, wenn man ins Detail geht. Es kommt auf die Arbeitsweise deines Teams an, welche Stärken den größten Einfluss auf euren Arbeitsalltag haben.

„Ich bin seit über zehn Jahren in der Beratung tätig, habe mehr als drei Jahre Asana implementiert und arbeite inzwischen auch mit monday.com. Beide Tools sind stark, wenn es um Zusammenarbeit und Transparenz geht. Entscheidend ist aber, die Bedürfnisse deines Teams zu kennen, um herauszufinden, welches Tool wirklich passt.“
– Dieter Ceulemans, Senior Implementation Consultant bei Tryve

Hier zeigen wir dir einige der größten Unterschiede, die wir in der Praxis beobachtet haben.

Anpassungsmöglichkeiten und Flexibilität

monday.com legt den Fokus auf maximale Flexibilität. Die Plattform bietet dir die Möglichkeit, Workflows ganz nach deinem Bedarf zu gestalten, zum Beispiel für Marketingkampagnen, Kunden-Onboarding, IT-Tickets oder Produktlaunches. Fast jeder Bereich deines Workspaces lässt sich anpassen, von Ansichten über Felder bis hin zu Automatisierungen, und du brauchst dafür keine technischen Kenntnisse.

Asana ist dagegen von Anfang an etwas strukturierter. Es ist auf klassische Projekt- und Aufgabenplanung ausgelegt und eignet sich besonders, wenn dein Team nach festen Abläufen arbeitet. Anpassungen sind möglich, aber das Tool gibt klare Vorgaben, wie Arbeit organisiert werden sollte.

Unsere Erfahrung zeigt, Teams mit vielen parallelen Projekten oder Aufgaben, die über mehrere Abteilungen verteilt sind, profitieren oft besonders von der größeren Flexibilität, die monday bietet.

Benutzeroberfläche und visuelles Erlebnis

Beide Tools sind angenehm gestaltet, unterscheiden sich aber  in der Nutzung. monday bietet eine lebendige und dynamische Erfahrung. Die Boards sind sehr visuell aufgebaut und es ist einfach, Projekt Dashboards zu erstellen, die genau die Informationen anzeigen, die dein Team braucht. Außerdem kannst du das Design so anpassen, dass es zum Workflow deines Teams passt.

Asana setzt eher auf Minimalismus. Alles wirkt aufgeräumt und klar, was ideal für Teams ist, die eine fokussierte, schlichte Oberfläche bevorzugen. Allerdings hast du weniger Möglichkeiten, die Visualisierung deiner Daten individuell zu gestalten.

In der Regel gefällt kreativen Teams und visuellen Denkern die Nutzung von monday etwas besser.

Automatisierungen und Workflow-Abkürzungen

Beide Tools ermöglichen es, regelmäßige Aufgaben zu automatisieren, was Zeit spart und manuelles Arbeiten reduziert. monday macht diesen Prozess dabei besonders benutzerfreundlich. Es gibt vorgefertigte Automatisierungen für alles Mögliche – von Erinnerungen bis hin zu synchronisierten Boards, um Daten zu visualisieren – und die Einrichtung braucht nur wenige Klicks.

Auch Asanas Automatisierungsfunktionen sind leistungsstark, vor allem, wenn du die Rules-Funktion nutzt. Allerdings wirken sie etwas technischer und die Einrichtung kann länger dauern, wenn komplexe Bedingungen zum Einsatz kommen. 

Teams, die direkt starten möchten, erreichen mit monday oft schneller den Punkt, an dem alles automatisiert läuft und reibungslos funktioniert.

Reporting und Transparenz

monday.com punktet besonders mit flexiblen Dashboards und Reporting-Tools, die jederzeit einen aktuellen und detaillierten Einblick in Projekte und Aufgaben über alle Teams hinweg ermöglichen. Das macht es besonders nützlich für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und für Führungskräfte, die den Überblick auf Management-Ebene brauchen.

Asana bietet zwar auch Reporting-Funktionen, gerät aber bei der Sichtbarkeit über mehrere Projekte oder Abteilungen hinweg schnell an Grenzen, vor allem bei Usern  der kleineren Pläne. Wenn dein Team Einblicke auf höherer Ebene über mehrere Projekte hinweg benötigt, ist monday in der Regel die robustere Lösung.

Berechtigungen und Admin-Einstellungen

Bei Asana hast du bereits in den unteren Plänen mehr Möglichkeiten, Nutzerrollen und Zugriffsrechte flexibel zu vergeben.

monday bietet ebenfalls umfassende Admin-Tools, allerdings entfalten sich die meisten Optionen erst im Enterprise-Plan, wenn du sehr spezifische Rollen und Berechtigungen brauchst.

Deshalb tendieren kleinere Teams, die ohne ein Upgrade engere Kontrollen benötigen, manchmal eher zu Asana.

monday.com vs. Asana: Im direkten Vergleich

monday vs. Asana: Welches Tool passt zu deinem Team?

Bei diesem monday vs. Asana Vergleich hängt die beste Wahl stark von den Bedürfnissen deines Teams und eurer Arbeitsweise ab.

Wähle monday.com, wenn du eine Lösung suchst, die dir bietet:

• Einen flexiblen Workspace, der sich an unterschiedliche Abteilungen und Prozesse anpasst
  
• Individuelle Workflows, die über standardmäßiges Projekttracking hinausgehen
  
• Einfache Automatisierungen und visuelle Dashboards
  
• Eine Plattform, die mit deinem Team wächst, ohne dass Entwickler benötigt werden
  
• Eine einheitliche Lösung, die Projektmanagement, CRM und Service-Tools kombiniert
  

Wähle Asana, wenn du eine Lösung bevorzugst, die dir bietet::

• Ein schlankes Tool, das auf traditionelles Projektmanagement ausgerichtet ist
  
• Einfachheit und Struktur direkt „out of the box“
  
• Mehr administrative Funktionen schon in den Einsteigerplänen
  
• Ein Tool, das lineare, fokussierte Workflows bevorzugt statt komplexer Anpassungen
  

Eine universelle Antwort gibt es nicht. Beide Plattformen sind solide und bringen jeweils ihre eigenen Stärken mit. Wie Dieter es zusammenfasst:

„Nach meiner Erfahrung eignet sich monday.com besonders für Unternehmen, die flexible Arbeitsweisen benötigen. Asana funktioniert besser für klar strukturierte, einfache Workflows.“

Vor- und Nachteile von monday.com und Asana

monday.com

Stärken: 

• Hochgradig anpassbare Workflows
• Starke teamübergreifende Nutzung
• Visuelle Dashboards und Automatisierungen
• Lässt sich problemlos auf mehrere Teams skalieren

Einschränkungen: 

• Weniger Admin-Tools in den unteren Plänen
• Kann überwältigend wirken, wenn zu viele Funktionen genutzt werden
• Kostenloser Plan ist recht eingeschränkt

Asana

Stärken: 

• Aufgeräumtes und strukturiertes Layout
• Leicht zu nutzen für Standardprojekte
• Gute Admin-Funktionen bereits in günstigeren Plänen
• Traditionelle und verlässliche Benutzeroberfläche

Einschränkungen: 

• Weniger visuelle Anpassungsmöglichkeiten
• Reporting erfordert mehr Aufwand
• Einige Workflows benötigen Drittanbieter-Tools

Unser Fazit

Beide Plattformen, monday.com und Asana, bieten solide Funktionen, die Projektmanagement einfacher und die Teamarbeit effizienter machen. Aus unserer Erfahrung hat monday.com dabei oft mehr Potenzial zum Wachsen. Die Plattform ist flexibel und visuell gestaltet und wird so zum zentralen Dreh- und Angelpunkt deiner Abläufe, nicht nur zu einer erweiterten To-Do-Liste. Teams profitieren am meisten, wenn sie die Tools an ihre Arbeitsweise anpassen.

Passt die Struktur und Einfachheit von Asana besser zu deinem Team, lohnt es sich ebenfalls, das Tool auszuprobieren. Lege ein Testprojekt an, arbeite mit deinem Team parallel in beiden Tools und achte darauf, welche Bedienung sich intuitiver anfühlt.

Wenn du noch unschlüssig bist, unterstützen wir dich gern. Kontaktiere uns über unser Kontaktformular oder unter hello@tryve.eu, und wir helfen dir, monday.com kostenlos zu testen. Schon überzeugt von monday.com? Wir richten für dich ein System ein, das zu deinem Team passt, ohne zu überfordern.