Wie das Team hinter Tomorrowland seine Magie mit dem Projektmanagement-Tool monday.com organisiert

Über WEAREONE.world

Was als kleines Festival in Boom begann, ist heute ein weltweites Entertainment-Phänomen. Vor 20 Jahren starteten die Brüder Manu und Michiel Beers die erste Ausgabe von Tomorrowland. Daraus entstand WEAREONE.world, die Ideenschmiede und Organisation hinter dem Festival. Über 300 Mitarbeiter:innen in Belgien, Frankreich, Brasilien und Ibiza erschaffen tagtäglich unvergessliche Festivals, Shows, Musik, Designs und Geschichten.

International wachsen, kreativ entfalten

WEAREONE.world will mehr als „nur“ Events organisieren. Sie bauen eine globale Community auf, die Menschen zusammenbringt mit Radio, Livestreams, Social Media, Dokumentationen, Fantasy-Romanen und vielem mehr. Das Team sucht ständig nach neuen Themen, ob geographisch oder kreativ, immer mit dem Ziel, Erfahrungen neu zu definieren.

"monday.com hat uns geholfen, unsere internen Prozesse effizienter zu machen und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu verbessern. Wir sind sehr zufrieden und können das Tool jedem Unternehmen empfehlen, das ein zuverlässiges und vielseitiges Projektmanagement-Tool sucht."

Debby Wilmsen

Press Coordinator & Spokesperson, Tomorrowland

Effizienz hinter den Kulissen mit dem Projektmanagement-Tool monday.com

Kreativität braucht Struktur. Deshalb hat sich WEAREONE.world mit Tryve zusammengetan, um monday.com einzuführen. Das Projektmanagement-Tool wird heute in vielen Geschäftsbereichen genutzt, mit einem klaren Ziel: bessere Übersicht, effektive Zusammenarbeit und optimierte Kommunikation.

„Hier bei WEAREONE.world haben wir angefangen monday.com zu nutzen, um den individuellen Bedürfnissen von jedem Team gerecht zu werden,” erklärt die Organisation. „Bei uns nutzt jede:r monday.com so, wie es am besten zu den eigenen Abläufen passt. Dadurch bleiben die Prozesse flexibel und gleichzeitig effizient.”

Ein Tool, viele Teams

WEAREONE.world besteht aus sechs großen Geschäftsbereichen: Festival & Events, Music, Experiences, Leisure, Products und Fiction – unterstützt von zentralen Abteilungen wie Marketing, Finance, HR, IT oder Legal.

Dazu kommen Standpunkte in der Rupel-Region (Warehouse & Studio), das Lab of Tomorrow in Boom sowie Teams in São Paulo, Alpe d’Huez und Ibiza. All diese Teams arbeiten eng miteinander. Fast alles wird intern entwickelt und umgesetzt. Dank monday.com behalten sie dabei jederzeit die Kontrolle über Budgets, Zeitpläne und kreative Prozesse.

Artist Management

Für WEAREONE.world liegt die Stärke von monday.com in der Vielseitigkeit. Das Tool eignet sich nicht nur für das Planen von großen Projekten, sondern auch für spezifische Teamprozesse. Das Tomorrowland-Team organisiert komplette Abläufe mit der Plattform, von Kommunikation mit Künstlern und Agenturen über Stage-Scheduling bis zu Verträgen.

Radioplanung

One World Radio steuert den gesamten Radioplan über monday.com. Von wöchentlichen Shows wie den ‘Tomorrowland Top 30′ oder ‘Friendship Mixes’ bis hin zu Special Broadcasts wie ‘International Women’s Day’. Da das Team über Zeitzonen hinweg arbeitet und mit Freelancer:innen koordiniert, sorgt monday.com für die Struktur und den nötigen Überblick, damit alles ohne Probleme abläuft.

Content braucht Struktur

Die Nachfrage nach internem Content ist riesig. Fast jede Abteilung verlässt sich auf das 43-köpfige Kreativteam (Showdesign, Video, Grafik, 3D u.v.m.).

Was bei anderen Organisationen an unklaren Briefings scheitert, ist hier effizient gehandhabt. WEAREONE.world nutzt monday.com, um kreative Anfragen ganz klar zu strukturieren und automatisch der richtigen Person zuzuweisen. Das ergibt einen klaren Prozess, der sich einfach verfolgen lässt und in dem Verantwortlichkeiten transparent sind – auch bei hohem Tempo.

Bessere Kommunikation nach innen und außen

Neben dem eigenen Team arbeitet WEAREONE.world mit zahlreichen Partnern und Lieferanten. Auch hier ist Koordination essentiell und monday.com steht klar im Mittelpunkt. Die Plattform integriert sich nahtlos mit Tools wie Microsoft Teams oder Smartsheet und hilft dabei, alle auf dem gleichen Kurs zu behalten, ob intern oder extern.

„Intern nutzen wir monday.com, um detaillierte Briefings und Prozesse zu managen, die als Grundlage für unsere Kommunikation mit externen Partnern dienen. So behalten wir die Übersicht und alle sind jederzeit auf dem aktuellen Stand“, erklärt das Team. „Es erspart uns unzählige E-Mails und stellt sicher, dass To-Do Listen und Prozesse immer auf dem aktuellen Stand sind.”

Fazit

Bei WEAREONE.world gehen Kreativität, Erlebnis und Organisation Hand in Hand. Mit monday.com haben sie ein Projektmanagement-Tool, das dabei hilft komplexe Prozesse zu kontrollieren, internationale Zusammenarbeit zu erleichtern und dabei die perfekte Balance zwischen Struktur und Flexibilität bietet. Damit kann WEAREONE.world weiterhin ihre Magie verwirklichen, ohne auf Qualität oder Innovation verzichten zu müssen.