Comment l’équipe à l’origine de Tomorrowland structure sa magie grâce à l’outil de gestion de projet monday.com
- ROI X 12
- 30.500 heures gagnées par an
- Plus de visibilité et de clarté sur les responsabilités
À propos de WEAREONE.world
Ce qui a commencé comme un petit festival de musique à Boom est aujourd’hui devenu un acteur incontournable du divertissement mondial. Il y a vingt ans, les frères Manu et Michiel Beers ont lancé le tout premier Tomorrowland. De ce succès est née WEAREONE.world, la force créative et l’organisation qui font vivre le festival aujourd’hui. Forte de plus de 300 collaborateurs répartis en Belgique, en France, au Brésil et à Ibiza, l’équipe crée chaque jour des festivals, spectacles, musiques, univers visuels et histoires mémorables.
Croissance internationale et expansion créative
Chez WEAREONE.world, la vision va bien au-delà de la simple organisation d’événements. Ils créent une véritable communauté mondiale où les échanges se font autant lors des festivals que via la radio, les livestreams, les réseaux sociaux, les documentaires, les romans fantastiques, et bien plus encore. Toujours en quête de nouvelles expériences, l’équipe repousse sans cesse les frontières, tant sur le plan créatif que géographique, portée par une ouverture sur le monde et un fort esprit de collaboration.
Fluidifier l’efficacité en coulisses grâce à l’outil de gestion de projet monday.com
Pour canaliser toute leur créativité et soutenir leurs ambitions internationales, une organisation bien structurée est essentielle. C’est pourquoi WEAREONE.world s’est associé à Tryve pour déployer monday.com. Cet outil de gestion de projet est aujourd’hui utilisé dans plusieurs départements, avec un objectif clair : améliorer la visibilité, faciliter la collaboration et simplifier la communication.
« Chez WEAREONE.world, nous avons adapté monday.com aux besoins spécifiques de chaque équipe, » explique l’organisation. « Chacun l’utilise à sa façon, ce qui garantit des processus flexibles tout en restant performants. »
- Conseil en processus de travail
- Implémentation
- Succès client
- Optimisation des licences
Un outil, plusieurs équipes
WEAREONE.world est une organisation aux multiples facettes, regroupant six pôles principaux : Festival & Événements, Musique, Expériences, Loisirs, Produits et Fiction. Ces pôles sont appuyés par des départements centraux comme le Marketing, la Finance, les Ressources Humaines, le Juridique, l’Informatique et les Partenariats.
L’entreprise dispose également de plusieurs sites physiques : un entrepôt et un studio dans la région du Rupel, le Lab of Tomorrow à Boom, ainsi que des équipes basées à São Paulo, l’Alpe d’Huez et Ibiza. Tous ces acteurs travaillent main dans la main. La majorité des projets sont conçus et réalisés en interne. Grâce à monday.com, ils maîtrisent parfaitement leurs plannings, budgets et processus créatifs tout au long de l’année.
Gestion des artistes
Chez WEAREONE.world, la vraie valeur de monday.com, c’est sa grande adaptabilité. L’outil ne se limite pas à la planification globale, il est aussi utilisé pour gérer des processus très précis propres à chaque équipe.
Par exemple, l’équipe Tomorrowland s’appuie sur monday.com pour coordonner toute la gestion des artistes. Cela inclut les échanges avec les artistes et leurs agences, ainsi que l’organisation des performances : qui joue quand, sur quelle scène. Tous les aspects contractuels et logistiques sont aussi centralisés et suivis directement sur la plateforme.
Planification radio
One World Radio s’appuie sur monday.com pour orchestrer toute sa grille de programmes. Qu’il s’agisse des émissions régulières comme le « Tomorrowland Top 30 », les « Friendship Mixes » ou bien des éditions spéciales autour de thèmes forts, comme la Journée internationale des droits des femmes.
Travaillant à travers plusieurs fuseaux horaires et en collaboration fréquente avec des animateurs freelance, l’équipe a besoin d’une coordination claire et efficace. monday.com leur offre la structure et la visibilité indispensables pour que tout roule sans accroc.
Création de contenu
Chez WEAREONE.world, la demande en contenu interne est constante et très forte. Presque tous les services s’appuient sur une équipe créative interne de 43 experts, spécialisés en conception de spectacles, vidéo, graphisme, modélisation 3D, et bien plus.
Ce qui complique souvent la vie dans les équipes créatives – des briefs flous ou incomplets – est ici parfaitement maîtrisé. Grâce à monday.com, les demandes sont optimisées et les tâches automatiquement attribuées aux bonnes personnes. Ce processus clair facilite le suivi, assure une qualité constante et renforce la responsabilité, même dans un environnement rapide et complexe.
Une communication interne et externe plus fluide
L’organisation travaille avec un vaste réseau de fournisseurs et partenaires externes, où la coordination est tout aussi essentielle. monday.com est désormais au cœur de leur organisation, servant de plateforme centrale pour piloter leurs projets. L’outil s’intègre parfaitement à d’autres solutions comme Microsoft Teams ou Smartsheet, garantissant une parfaite synchronisation entre toutes les parties, internes comme externes.
« En interne, monday.com nous permet de créer des briefs détaillés et des plannings clairs, qui constituent la base de notre communication avec les partenaires externes. Cela facilite la gestion des projets et assure que chacun dispose toujours des informations à jour, » explique l’organisation. « Résultat : moins d’e-mails, des listes de tâches toujours actualisées, et des validations qui circulent sans accroc. »
Conclusion
Chez WEAREONE.world, créativité, savoir-faire et organisation avancent main dans la main. En intégrant monday.com dans leur quotidien, l’organisation a renforcé son contrôle sur des processus complexes, de la conception à la coordination. Dans un contexte international où des équipes variées collaborent sur des projets d’envergure, cet outil apporte le parfait équilibre entre flexibilité et rigueur. Cela permet à WEAREONE.world de continuer à créer sa magie à l’échelle mondiale, sans jamais faire de compromis sur la qualité ni l’innovation.
