Standmark gère plus de 250 projets efficacement grâce à monday.com
- Suivi de 250+ projets
- Clients et sites centralisés
- Suivi financier
À propos de Standmark
La première impression est essentielle, et Standmark sait comment marquer les esprits. Spécialisée dans les stands d’exposition et l’aménagement intérieur, l’entreprise conçoit chaque année plus de 250 stands et de nombreux intérieurs pour magasins, showrooms et musées. Avec une approche sur mesure et une exécution pratique, Standmark aide ses clients à se démarquer à chaque projet.
Intérieurs et stands sur mesure
La réalisation de stands d’exposition et de projets d’aménagement intérieur demande une planification rigoureuse et une grande attention aux détails. Depuis trois ans, Sam Vandierendonck dirige Standmark, accompagnant son équipe dans chaque projet, de l’acquisition du contrat à la livraison finale. Selon lui, la clé de la réussite de chaque projet réside dans une collaboration étroite entre toutes les parties prenantes.
Du design à la livraison
Chaque projet demande une organisation rigoureuse, qu’il s’agisse de tissus imprimés, de logos, d’écrans tactiles, de catering ou de grands écrans LED, tous devant respecter le design du stand. Le processus commence par un design clair et un plan technique précis, puis se coordonne entre l’atelier, l’entrepôt et les partenaires externes de Standmark. Les matériaux du client et le matériel loué sont préparés à l’avance pour que tout soit livré sur le site sans accroc. Grâce à cette coordination minutieuse, les stands sont assurés d’être opérationnels dès le jour de l’installation.
Un besoin croissant de digitalisation
« Après l’acquisition de Diverso Plus début 2025, nous avons accéléré notre passage aux outils numériques », explique Sam. L’équipe a commencé par adopter SharePoint pour collaborer plus efficacement. Si la comptabilité disposait déjà d’un système, la gestion des projets et des clients restait dispersée sur plusieurs applications.
« Avec autant de nouveaux clients, il est facile de s’y perdre », poursuit-il. « Quand la charge de travail atteint son maximum, il faut des solutions pratiques. Pour moi, cela signifie garder une vue d’ensemble : savoir qui travaille sur quel projet, équilibrer les charges, fixer les priorités et maintenir une communication fluide. »
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Introduction de monday.com
Chez Diverso Plus, un collègue de Sam utilisait déjà monday.com, ce qui l’a convaincu de tester la plateforme et de trouver le bon consultant. « Je savais dès le départ qu’il nous fallait un partenaire externe, sinon tout retomberait sur moi. Ayant moi-même travaillé dans le consulting, je savais qu’il était essentiel d’avoir quelqu’un avec la bonne expertise », raconte Sam. C’est ainsi qu’ils ont choisi de collaborer avec Tryve.
Gestion centralisée des salons et des lieux
Avec l’aide du consultant Tryve, Dieter Ceulemans, Standmark a mis en place monday.com pour centraliser toutes les informations sur les clients, les lieux de salons et les organisateurs. Cette organisation était essentielle, car ces données sont utilisées dans de nombreux projets.
« Pour chaque lieu, nous avons rapidement accès à des informations comme l’accessibilité, les hôtels à proximité ou les fournisseurs de matériel. C’est particulièrement utile à l’étranger : en cas de changement de dernière minute, l’équipe peut réagir immédiatement et trouver un fournisseur de mobilier ou d’impression. Ces listes s’adaptent et s’enrichissent naturellement au fil du temps », explique Sam.
Chaque salon a ses propres spécificités : dates, horaires, contacts et actions marketing ou promotionnelles. Certains se tiennent chaque année au même endroit, d’autres changent de lieu. En gérant séparément les salons et leurs lieux et en les reliant aux bons projets, tout reste clair, organisé et facile à suivre.
Du contrat au projet
Chez Standmark, tous les clients et informations sur les salons sont centralisés dans monday.com. Lorsqu’un nouveau projet démarre, il est lié aux données essentielles : le client, le lieu et l’organisateur. Chaque projet commence avec un modèle adapté à son type, stand d’exposition ou aménagement intérieur, puis un chef de projet est nommé et le projet s’intègre au portefeuille global de l’entreprise.
Dès le départ, chacun sait qui gère quel projet, où il se déroule et quelles étapes doivent être suivies. Tout est centralisé, ce qui permet à l’équipe de garder une vision claire et organisée.
Liste de commandes
Pour chaque projet, une liste de commandes se crée automatiquement aux côtés du tableau des tâches, regroupant les matériaux les plus courants comme la peinture ou la moquette.
Cela permet de voir en un coup d’œil ce qui reste à commander et ce qui est déjà disponible. « Je compare toujours ça à une armoire avec des étagères », explique Sam. « Mieux vaut retirer quelques étagères dont on n’a pas besoin que de partir d’une armoire vide. »
Vue d’ensemble centralisée
« Avec environ 250 projets par an, il serait impossible de tout suivre en cherchant chaque information séparément », explique Sam. Grâce à un portefeuille de projets centralisé, l’équipe peut désormais avoir une vision globale de l’avancée de chaque projet.
Lors des réunions hebdomadaires, il suffit d’un coup d’œil pour savoir quelles tâches sont terminées et lesquelles nécessitent de l’attention. Les codes couleur rendent tout lisible immédiatement : gris pour les tâches non concernées, orange ou rouge pour celles à suivre, et vert pour les tâches achevées. L’équipe garde ainsi une vision claire et constante de l’état des projets.
Suivi financier
Standmark utilise monday.com pour centraliser le suivi financier de ses projets et faciliter la préparation de la facturation. « Pour chaque projet, nous enregistrons les acomptes, les paiements finaux et les éventuels extras », explique Sam. « Avoir toutes ces informations au même endroit nous permet de suivre facilement les demandes des clients et de ne rien oublier lorsque l’équipe comptable doit émettre les factures. »
Collaboration avec Tryve
« monday.com est parfait pour garder les choses simples. Grâce à Tryve, nous avons pu bénéficier rapidement de l’expertise nécessaire, sans perdre de temps ni payer pour des fonctionnalités inutilisées. Pour exploiter pleinement la plateforme, il est essentiel de s’appuyer sur quelqu’un qui sait mettre à profit son expérience sur différents projets », explique Sam.
Conclusion
En alliant expérience, précision et outils numériques performants, Standmark a optimisé son fonctionnement. Avec monday.com, l’équipe dispose d’une vision claire de ses clients, projets, lieux de salons et matériaux, ce qui permet d’organiser chaque projet de manière fluide, du début à la fin. La collaboration avec Tryve apporte l’expertise nécessaire pour tirer pleinement parti de la plateforme et faciliter le travail et la communication au sein de l’équipe.
Pour Standmark, cela signifie que la croissance reste sous contrôle. Un système centralisé unique assure un suivi cohérent des projets, une organisation solide et la flexibilité nécessaire pour répondre rapidement et de manière personnalisée aux besoins des clients.
