Tryve zet een monday.com WorkForm op voor gro-up om alle inkomende opdrachten te beheren

Over gro-up

gro-up is een organisatie voor lokale kraamzorg, dagopvang, jeugdzorg en buurtwerk.

Uitdaging

Het marketingteam van gro-up ontvangt veel verzoeken om content te creëren per e-mail en op andere manieren vanuit alle delen van de organisatie. Het wordt niet gestructureerd aangeleverd en krijgt hierdoor geen duidelijke opvolging. Om dit proces te structureren hadden ze een systeem nodig dat hen zou helpen om de inkomende verzoeken te verwerken en een proces op te zetten voor de verschillende specialisaties (teams) om in staat te zijn om op te volgen en collega’s te informeren over de status van een verzoek.

"Monday verenigt ons als afdeling en voorkomt onnodige e-mails. Iedereen in het Brand Makers team kent de status van de taken, wat zorgt voor gemoedsrust en controle. Het duurt even voordat iedereen het volledig omarmt, maar als dat eenmaal gebeurd is, realiseren we ons dat we niet meer zonder kunnen. Het is het eerste wat ik controleer als ik elke ochtend inlog. Het geeft me ondersteuning, structuur en een duidelijk overzicht."

Michèle Nahon

Marketing- en communicatieadviseur

Oplossing

Om het probleem van ongestructureerde verzoeken voor het maken van content en slechte interne communicatie op te lossen, vraagt het marketingteam van gro-up nu dat alle verzoeken via monday worden ingediend. Dit systeem centraliseert en organiseert verzoeken, zorgt voor duidelijke opvolging en efficiënte communicatie en bespaart zo tijd en verbetert de workflow. Dus geen e-mails meer. Als het niet in monday staat, bestaat het niet en dat betekent dat ze veel tijd besparen.

Resultaat

Het marketingteam van gro-up beheert alle inkomende contentaanvragen door gebruik te maken van een WorkForm. Door het gebruik van verplichte velden zorgden ze ervoor dat collega’s altijd alle informatie gaven die nodig was voor de marketingafdeling om aan de slag te gaan. Bovendien konden ze in een later stadium zelfs vragen toevoegen die nodig waren voor de specialisten om ervoor te zorgen dat een contentverzoek 100% duidelijk was voor iedereen die eraan moest werken.

Formulier met verplichte velden

Op basis van de informatie in het voorwaardelijke formulier wordt het verzoek toegevoegd aan de projectboards van de verschillende afdelingen en automatisch toegewezen aan de juiste projecteigenaar.

Met een projectboard hebben alle projectmanagers een goed overzicht van de lopende aanvragen en de huidige status en kunnen ze met één klik op de knop taken aanmaken voor de benodigde specialisten.

Boards

Wanneer er een nieuwe aanvraag is voor een specialist, wordt deze aanvraag automatisch gegenereerd in de teamboards voor de specialisten, waar ze hun eigen follow-up proces hebben. Zij kunnen de status van een aanvraag bijwerken die zichtbaar is voor de projectmanager in het projectenboard. Snel, overzichtelijk en gemakkelijk.