Als jouw bedrijf in de EU is gevestigd en je gebruik maakt van monday.com, is er iets belangrijks waar je rekening mee moet houden. Als je account vóór januari 2023 is aangemaakt, kan het zijn dat je data nog steeds op Amerikaanse servers wordt gehost. Hoewel monday.com in 2023 de mogelijkheid voor EU-datahosting heeft geïntroduceerd, blijven oudere accounts op de Amerikaanse servers staan. Dit kan ervoor zorgen dat je niet voldoet aan de EU-voorschriften voor gegevensbescherming.

In dit artikel leggen we uit waarom het overstappen naar Europese datahosting cruciaal kan zijn voor je bedrijf en hoe wij, als vertrouwde monday.com-partner, je kunnen ondersteunen bij een vlotte migratie, zodat je voldoet aan de regelgeving en je gegevens goed beveiligd blijven.

1. Wat is datahosting?

Datahosting gaat over het opslaan en beheren van je gegevens op servers. Het bepaalt waar je gegevens worden bewaard en hoe ze toegankelijk zijn, afhankelijk van de locatie van de servers. Datahosting is meer dan alleen de fysieke opslag van je gegevens; het heeft ook te maken met de wetgeving die van toepassing is op de plek waar je gegevens worden gehost.

Bijvoorbeeld, als je monday.com-account wordt gehost op servers in de VS, vallen je gegevens onder de Amerikaanse wetgeving. Dit betekent dat je data mogelijk niet dezelfde bescherming krijgt als wanneer deze in Europa wordt opgeslagen, waar strengere privacywetten gelden.

Daarom is het belangrijk om te weten waar je gegevens precies worden opgeslagen, omdat dit invloed heeft op de veiligheid en de naleving van privacyregels.

2. Welke soorten gegevens worden opgeslagen in monday.com?

Bij het gebruik van monday.com worden verschillende soorten gegevens opgeslagen, en afhankelijk van de instellingen van je account kunnen deze in verschillende regio’s worden gehost.

Klantengegevens

Dit zijn alle gegevens die door gebruikers zijn geüpload, zoals bestanden, afbeeldingen, taken en updates. Deze gegevens worden opgeslagen in de VS of de EU, afhankelijk van waar je account is gehost.

Accountgegevens

Dit betreft gegevens zoals gebruikersprofielen, inloggegevens, gebruiksanalyses en metadata van automatiseringen en integraties. Deze gegevens worden altijd opgeslagen in de standaard gegevensregio van monday.com, namelijk de VS, ongeacht waar je account is gehost.

Het is belangrijk om het verschil tussen klant- en accountgegevens te begrijpen, omdat dit invloed kan hebben op je beslissing om over te stappen naar EU-hosting voor GDPR-naleving.

3. De risico’s van Amerikaanse datahosting voor EU-bedrijven

Gegevensopslag in de VS betekent dat je gegevens onder Amerikaanse wetgeving vallen, die minder streng is dan de Europese GDPR (AVG). Dit brengt verschillende risico’s met zich mee voor bedrijven in de EU, zoals:

Niet-naleving van privacywetten

De GDPR (AVG) stelt strenge eisen voor de verwerking, opslag en overdracht van gegevens binnen de EU. Gegevens die in de VS worden opgeslagen, vallen echter niet vanzelf onder deze regels, wat kan leiden tot complianceproblemen.

Privacy- en beveiligingsrisico’s

De Amerikaanse privacywetten zijn minder streng dan de Europese, wat je bedrijf kwetsbaar kan maken voor privacy-inbreuken. In sommige gevallen staan Amerikaanse wetten overheidsinstanties toe om toegang te krijgen tot gegevens op Amerikaanse servers, vaak onder ruime toezichtbevoegdheden.

Veranderend politiek klimaat

Het Amerikaanse beleid rondom gegevensbescherming verandert voortdurend, wat kan leiden tot verdere versoepeling van de normen. Dit maakt het voor EU-bedrijven steeds lastiger om aan de wetgeving te voldoen. Als je gegevens in de VS blijven, kunnen onvoorspelbare risico’s ontstaan.

4. Waarom de overstap naar EU-datahosting essentieel is

Je monday.com-account naar EU-datahosting migreren is meer dan alleen het verplaatsen van je gegevens naar andere servers. Het is een strategische zet om de juridische positie van je bedrijf te beschermen en je gegevens te beveiligen tegen potentiële risico’s. Hieronder lees je waarom deze overstap cruciaal is voor jouw bedrijf:

• Voldoen aan de GDPR: Door te migreren naar EU-datahosting voldoe je aan de eisen van de GDPR, voorkom je juridische problemen en toon je aan dat je privacy serieus neemt.
• Betere gegevensbescherming: De gegevensbeschermingswetten in de EU behoren tot de strengste ter wereld. Door je gegevens in de EU te hosten, ben je verzekerd van de hoogste beveiligingsstandaarden, wat je bedrijf beschermt tegen datalekken en ongeautoriseerde toegang.
• Risico’s van Amerikaanse wetgeving beperken: Gegevens die in de VS worden gehost, vallen onder de Amerikaanse wetgeving. Door te migreren naar de EU, behoud je meer controle over het beheer van je gegevens en blijf je voor op eventuele wijzigingen in de Amerikaanse regelgeving.
• Je bedrijf ‘future-proof” maken: Naarmate zorgen over privacy toenemen, helpt naleving van de EU-regelgeving om je bedrijf toekomstbestendig te maken. Door nu over te stappen, profiteer je mogelijk van een concurrentievoordeel.
• Vertrouwen van klanten en reputatie: Gegevensprivacy is een belangrijk onderwerp voor consumenten, vooral in de EU. Door je datahosting naar de EU te verplaatsen, laat je zien dat je privacy hoog in het vaandel hebt staan, wat het vertrouwen van je klanten vergroot en je bedrijfsreputatie versterkt.

5. Zo controleer je waar je gegevens worden gehost

Als je niet zeker weet waar vandaag de gegevens van jouw monday.com account worden gehost, kun je dit eenvoudig achterhalen. Volg de stappen hieronder:

1. Klik op je profielfoto in de rechterbovenhoek van je monday.com account.

2. Selecteer “Administratie” in het menu.

3. Ga in het administratiepaneel naar het tabblad “Algemeen”.

4. In je profielsectie kun je de gegevenslocatie vinden: ‘Je gegevens worden opgeslagen in’.

Met deze eenvoudige controle kun je bevestigen of je gegevens in de EU of de VS worden gehost.

6. Het migratieproces: zo stap je over naar Europese datahosting

De overstap van je monday.com-account naar EU-datahosting vergt enige voorbereiding. Omdat de servers in de VS en de EU niet direct met elkaar kunnen communiceren, is het migreren van je gegevens geen automatische actie.

In plaats daarvan moet er een nieuw account worden aangemaakt met EU-datahosting en moeten alle gegevens handmatig worden overgezet.

Als je besluit over te stappen naar de EU, kun je eenvoudig contact met ons opnemen. Als lokale monday.com-partner begeleiden we je door het hele proces en zorgen we ervoor dat je gegevens veilig worden overgezet. Zodra dit is gebeurd, worden alle gegevens binnen de EU gehost en ben je er zeker van dat je account voldoet aan de GDPR-regels.

7. Waarom je professionele begeleiding nodig hebt bij de overstap naar EU-datahosting

De migratie van je monday.com-account naar Europese datahosting vraagt om zorgvuldige planning. Het is essentieel dat je gegevens op een veilige manier worden overgezet, zonder concessies te doen aan privacy of beveiliging. Daarom is het sterk aanbevolen om samen te werken met een monday.com-expert.

Een monday.com-expert, zoals Tryve, helpt je met:

– Het migratieproces, zodat de overstap soepel verloopt met minimale downtime.

– Het waarborgen van volledige naleving van de GDPR en andere relevante gegevensbeschermingswetgeving.

– Het aanpakken van eventuele beveiligingszorgen tijdens de migratie.

– Het bieden van nazorg na de migratie, zodat je nieuwe EU-gehoste account probleemloos werkt.

Door met ons samen te werken, vermijd je veelvoorkomende valkuilen, blijf je compliant en ben je verzekerd van de nodige ondersteuning gedurende het hele proces.

Conclusie

De overstap naar Europese datahosting voor je monday.com-account is niet zomaar een technische upgrade. Het is een slimme zet om je GDPR-naleving te versterken en je data te beschermen tegen juridische en beveiligingsrisico’s.

Wil je precies weten wat de GDPR voor jouw bedrijf betekent? Bekijk dan de ‘Regels voor bedrijven en organisaties’ van de EU.

Klaar om de overstap te maken? Als jouw betrouwbare monday.com-partner begeleiden wij je stap voor stap door het migratieproces en zorgen we voor een soepele, veilige overgang.

Neem contact met ons op via het contactformulier of stuur een e-mail naar [email protected]. Wij staan voor je klaar!