Standmark verwaltet über 250 Projekte effizient mit monday.com

Über Standmark

Der erste Eindruck zählt und Standmark sorgt dafür, dass er stimmt. Spezialisiert auf Messebau und Innenarchitektur, realisiert das Unternehmen jedes Jahr über 250 Stände sowie viele Innenräume für Shops, Showrooms und Museen. Mit individueller Gestaltung und praxisnaher Umsetzung sticht Dein Auftritt immer hervor.

Individuell gestaltete Stände und Innenräume

Messe- und Innenraumprojekte brauchen gutes Timing, Organisation und Liebe zum Detail. Seit drei Jahren leitet Sam Vandierendonck Standmark und sorgt gemeinsam mit seinem Team dafür, dass jedes Projekt vom Auftrag bis zur finalen Umsetzung ohne Probleme abläuft. Für ihn ist der Erfolg eines Projekts immer das Ergebnis enger Zusammenarbeit aller Beteiligten.

„monday.com ist perfekt, um die Dinge einfach zu halten. Durch die Partnerschaft mit Tryve erhielten wir das nötige Fachwissen, um schnell loslegen zu können, ohne Zeit zu verschwenden oder für Funktionen zu bezahlen, die wir nicht nutzen würden. Wenn Sie wirklich das Beste aus der Plattform herausholen möchten, ist es hilfreich, jemanden zu haben, der Erfahrungen aus mehreren Projekten einbringen kann.“

Sam Vandierendonck

CEO

Von der Gestaltung bis zur Umsetzung

Jedes Projekt erfordert sorgfältige Planung. Stoffe, Logos, Touchscreens, Catering und große LED-Bildschirme müssen perfekt zum Standdesign passen. Designs und technische Pläne werden zwischen Werkstatt, Lager und externen Partnern abgestimmt. Materialien des Kunden und gemietetes Equipment werden rechtzeitig eingesammelt, damit alles zur richtigen Zeit vor Ort ankommt. Nur durch diese genaue Abstimmung ist der Stand am Tag der Übergabe perfekt vorbereitet.

Wachsende Anforderungen an die Digitalisierung

„Seit wir Anfang 2025 Diverso Plus übernommen haben, sind digitale Tools für uns noch wichtiger geworden“, erzählt Sam. Zunächst hat das Team SharePoint eingeführt, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Während die Buchhaltung bereits gut organisiert war, lief das Projekt- und Kundenmanagement noch über verschiedene Apps.

„Bei so vielen neuen Kunden verliert man schnell den Überblick“, sagt Sam. „Sobald wir an unsere Kapazitätsgrenzen stoßen, brauchen wir praktische Lösungen. Für mich heißt das, alles im Griff zu haben – zu wissen, wer an welchem Projekt arbeitet, Aufgaben gerecht zu verteilen, Prioritäten zu setzen und die Kommunikation reibungslos zu gestalten.“

Einführung von monday.com

Bei Diverso Plus nutzte ein Kollege von Sam bereits monday.com, was ihn auf die Idee brachte, die Plattform selbst genauer anzusehen und einen passenden Partner zu finden. „Ich wusste von Anfang an, dass wir einen externen Partner brauchen, sonst läge alles auf meinen Schultern. Da ich selbst im Consulting gearbeitet habe, weiß ich, wie wertvoll es ist, jemanden mit dem richtigen Know-How an Bord zu holen“, sagt Sam. So kam es, dass Standmark mit Tryve zusammenarbeitete.

Messen und Veranstaltungsorte zentral verwalten

Mit Hilfe des Tryve-Beraters Dieter Ceulemans hat Standmark ihr monday.com-System so eingerichtet, dass Kunden, Messestände und Veranstalter an einem Ort zusammenlaufen. Das ist wichtig, weil diese Infos in fast allen Projekten gebraucht werden.

„Bei jedem Veranstaltungsort sehen wir sofort, wie es um Barrierefreiheit, Hotels in der Nähe oder Beschaffungsmöglichkeiten für Materialien steht. Vor allem bei Einsätzen im Ausland ist das extrem hilfreich. Ändert sich etwas kurzfristig, kann unser Team direkt reagieren und zum Beispiel Möbel oder Druckaufträge organisieren. Die Listen entwickeln sich dabei automatisch weiter und bleiben immer aktuell“, erklärt Sam.

Jede Messe hat eigene Details wie Termine, Öffnungszeiten, Ansprechpartner oder Marketing- und Promotionsaktionen. Manche Veranstaltungen finden jedes Jahr am gleichen Ort statt, andere wechseln den Standort. Indem wir Messen und Veranstaltungsorte separat verwalten und mit den passenden Projekten verknüpfen, bleibt alles übersichtlich und leicht zu handhaben.

Vom Auftrag zum Projekt

Neben den Informationen zu Messen werden auch alle Kunden in monday.com verwaltet. Sobald ein Projekt angelegt ist, wird es mit den zentralen Daten verknüpft: Kunde, Veranstaltungsort und Organisator. Das Projekt beginnt mit einem Template, das zum jeweiligen Projekttyp passt: Messestand oder Innenausstattung. Zuletzt wird ein Projektleiter zugewiesen und das Projekt wird Teil des gesamten Projektportfolios von Standmark.

So ist von Anfang an klar, wer an welchem Projekt arbeitet, wo es stattfindet und welche Schritte erledigt werden müssen. Alles bleibt zentral an einem Ort und für das gesamte Team leicht nachzuvollziehen.

Bestellliste

Für jedes Projekt wird automatisch eine Bestellliste neben dem Aufgabenboard erstellt, die häufig verwendete Materialien wie Farbe oder Teppich enthält.

So sieht man sofort, was noch bestellt werden muss und was schon vorrätig ist. „Ich stelle mir das gern wie einen Schrank mit Regalen vor“, sagt Sam. „Besser ein paar unnötige Regale entfernen, als mit einem völlig leeren Schrank anzufangen.“

Zentrale Übersicht

„Bei rund 250 Projekten im Jahr gibt es jede Menge Daten zu verwalten. Alles einzeln zu durchsuchen kostet einfach zu viel Zeit“, erklärt Sam. Dank des zentralen Projektportfolios lässt sich jetzt schnell erkennen, wie jedes Projekt läuft.

Bei den wöchentlichen Meetings sieht das Team sofort, welche Aufgaben erledigt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht. Die Farbcodierung macht alles übersichtlich: Grau für nicht relevant, Orange oder Rot für Punkte, die noch offen sind, und Grün für erledigte Aufgaben. So wissen alle sofort, wie der aktuelle Stand des Projekts ist.

Kostenverfolgung

Standmark nutzt monday.com auch, um die Finanzen der Projekte zu übersehen und die Abrechnungen vorzubereiten. „Bei jedem Projekt halten wir Anzahlungen, Schlusszahlungen und Extras fest“, erklärt Sam. „Alles an einem Ort zu haben, macht es einfach, Kundenanfragen im Blick zu behalten, damit bei der Rechnungsstellung nichts untergeht.“

Kooperation mit Tryve

„monday.com ist ideal, um die Abläufe einfach zu halten. Die Zusammenarbeit mit Tryve hat uns das nötige Know-How gebracht, um schnell loszulegen und nicht für Funktionen zu zahlen, die wir gar nicht nutzen würden. Wenn man das Beste aus der Plattform herausholen will, ist es hilfreich, jemanden zu haben, der Erfahrung aus vielen Projekten zusammenbringt“, sagt Sam.

Fazit

Mit Erfahrung, Präzision und cleveren digitalen Tools hat Standmark die Arbeitsweise auf ein neues Level gebracht. Mit monday.com behält das Team jetzt jederzeit den Überblick über Kunden, Projekte, Messestandorte und Materialien und sorgt dafür, dass alles von Anfang bis Ende organisiert abläuft. Die Partnerschaft mit Tryve liefert das nötige Know-How, um die Plattform optimal zu nutzen, und macht die Zusammenarbeit im Team deutlich einfacher.

Für Standmark heißt das, dass Wachstum problemlos zu handhaben bleibt. Ein zentrales System sorgt für klare Abläufe, Projektkontrolle und die nötige Flexibilität, um schnell und persönlich auf Kunden reagieren zu können.

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