Si votre entreprise est basée dans l’UE et utilise monday.com, il y a un élément essentiel à prendre en considération. Si votre compte a été créé avant janvier 2023, vos données pourraient encore être hébergées sur des serveurs américains. Bien que monday.com ait lancé l’option d’hébergement des données en Europe en 2023, les comptes plus anciens restent sur les serveurs des États-Unis. Cela pourrait poser un problème en termes de conformité avec les réglementations européennes sur la protection des données.

Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi migrer vers l’hébergement des données en Europe est crucial pour votre entreprise, et comment nous, en tant que partenaire de confiance de monday.com, pouvons vous accompagner dans une migration sans encombre, afin de garantir votre conformité et de protéger efficacement vos données.

1. Qu’est-ce que l’hébergement des données ?

L’hébergement des données désigne le stockage et la gestion de vos informations sur des serveurs. Cela détermine où vos données sont conservées et comment elles peuvent être accédées, selon l’emplacement des serveurs. Il ne s’agit pas seulement de leur stockage physique, mais aussi de la législation qui s’applique selon le pays où elles sont hébergées.

Par exemple, si votre compte monday.com est hébergé sur des serveurs aux États-Unis, vos données seront soumises à la législation américaine. Cela signifie que vos données pourraient ne pas bénéficier du même niveau de protection que si elles étaient stockées en Europe, où les lois sur la protection de la vie privée sont plus strictes. Il est donc essentiel de savoir où vos données sont réellement hébergées, car cela influence leur sécurité et leur conformité aux règles de confidentialité.

2. Quels types de données sont stockées dans monday.com ?

Lorsque vous utilisez monday.com, plusieurs types de données sont enregistrées, et en fonction des paramètres de votre compte, elles peuvent être hébergées dans différentes régions.

Données clients

Il s’agit des informations téléchargées par les utilisateurs, comme les fichiers, les images, les tâches et les mises à jour. Ces données sont stockées soit aux États-Unis, soit en Union Européenne, selon l’endroit où votre compte est hébergé.

Données de compte

Cela comprend les profils utilisateurs, les informations de connexion, les analyses d’utilisation, ainsi que les métadonnées des automatisations et intégrations. Ces données sont systématiquement stockées dans la région par défaut de monday.com, c’est-à-dire aux États-Unis, quel que soit l’endroit où votre compte est hébergé.

Il est important de bien différencier les données clients des données de compte, car cela peut influencer votre décision de passer à un hébergement en Europe pour être conforme au RGPD.

3. Les risques de l’hébergement des données aux États-Unis pour les entreprises de l’UE

Stocker des données aux États-Unis signifie que celles-ci sont soumises à la législation américaine, qui est moins stricte que le RGPD en Europe. Cela comporte plusieurs risques pour les entreprises européennes, tels que :

Non-respect des lois sur la confidentialité

Le RGPD impose des règles très strictes concernant le traitement, le stockage et le transfert des données au sein de l’UE. En revanche, les données stockées aux États-Unis ne sont pas automatiquement régies par ces règles, ce qui peut entraîner des problèmes de conformité.

Risques pour la confidentialité et la sécurité

Les lois américaines sur la protection des données sont moins contraignantes que celles de l’UE, ce qui peut exposer votre entreprise à des violations de la confidentialité. Par ailleurs, dans certains cas, la législation américaine permet aux autorités gouvernementales d’accéder aux données stockées sur des serveurs américains, souvent sous des pouvoirs de surveillance étendus.

Climat politique en évolution

Les politiques américaines en matière de protection des données sont en constante évolution, ce qui pourrait entraîner un affaiblissement des normes. Cela complique de plus en plus la conformité des entreprises européennes. Si vos données restent aux États-Unis, des risques imprévus peuvent surgir.

4. Pourquoi passer à l’hébergement des données en Europe est essentiel

Migrer votre compte monday.com vers des serveurs situés en Europe ne se résume pas simplement à déplacer vos données. C’est une démarche stratégique qui permet de protéger la situation juridique de votre entreprise et de sécuriser vos données contre des risques potentiels. Voici pourquoi ce changement est crucial pour votre entreprise :

• Conformité au RGPD : En optant pour l’hébergement des données en Europe, vous vous conformez aux exigences du RGPD, évitez d’éventuels problèmes juridiques et montrez à vos clients que vous prenez leur confidentialité au sérieux.
• Sécurisation des données : Les lois européennes en matière de protection des données sont parmi les plus strictes au monde. En hébergeant vos données en Europe, vous bénéficiez des plus hauts standards de sécurité, protégeant ainsi votre entreprise contre les fuites de données et l’accès non autorisé.
• Limiter les risques liés à la législation américaine : Les données stockées aux États-Unis sont soumises à la législation américaine. En migrer vos données en Europe, vous gardez un contrôle accru sur leur gestion et vous vous prémunissez contre d’éventuelles modifications de la réglementation américaine.
• Préparer l’avenir de votre entreprise : À mesure que les préoccupations liées à la confidentialité augmentent, se conformer aux normes européennes permet à votre entreprise de se préparer aux défis futurs. En agissant dès aujourd’hui, vous pourriez même gagner un avantage concurrentiel.
• Renforcer la confiance des clients et votre réputation : La protection de la vie privée est un sujet essentiel pour les consommateurs, en particulier en Europe. En choisissant l’hébergement en Europe, vous montrez que vous accordez une grande importance à la confidentialité, renforçant ainsi la confiance de vos clients et l’image de votre entreprise.

5. Comment vérifier où sont hébergées vos données

Si vous n’êtes pas sûr de l’endroit où vos données sont actuellement hébergées sur votre compte monday.com, c’est très simple à vérifier. Suivez ces étapes :

1. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de votre compte monday.com.

2. Dans le menu, sélectionnez « Administration ».

3. Allez ensuite dans l’onglet « Général » dans le panneau d’administration.

4. Dans la section de votre profil, vous trouverez l’emplacement des données : « Vos données sont stockées dans ».

Cette vérification rapide vous permettra de savoir si vos données sont hébergées en UE ou aux États-Unis.

6. Le processus de migration : comment passer à l’hébergement des données en Europe

Migrer votre compte monday.com vers un hébergement en Europe demande un peu de préparation. Comme les serveurs américains et européens ne peuvent pas communiquer directement, la migration de vos données n’est pas automatique.

Il vous faudra créer un nouveau compte avec l’hébergement des données en Europe et transférer toutes vos données manuellement.

Si vous choisissez de faire ce changement, il vous suffit de nous contacter. En tant que partenaire local de monday.com, nous vous accompagnerons à chaque étape du processus pour garantir la sécurité de vos données lors du transfert. Une fois la migration effectuée, vos données seront hébergées en Europe et votre compte sera conforme aux exigences du RGPD.

7. L’importance d’un accompagnement professionnel pour la migration vers l’hébergement en Europe

La migration de votre compte monday.com vers un hébergement en Europe nécessite une planification soignée. Il est crucial que le transfert de vos données se fasse de manière sécurisée, sans compromettre la confidentialité ni la sécurité. C’est pourquoi il est vivement conseillé de faire appel à un expert monday.com.

Un expert monday.com, comme Tryve, vous aide à :

– Gérer le processus de migration pour garantir une transition fluide avec un minimum d’interruption.

– Assurer une conformité totale avec le RGPD et les autres législations sur la protection des données.

– Résoudre les préoccupations liées à la sécurité durant la migration.

– Fournir un suivi après la migration, afin que votre nouveau compte hébergé en Europe fonctionne parfaitement.

En collaborant avec nous, vous évitez les erreurs basiques, restez conforme et bénéficiez d’un accompagnement tout au long du processus.

Conclusion

Passer à l’hébergement des données en Europe pour votre compte monday.com ne se limite pas à une simple mise à jour technique. C’est une décision intelligente pour renforcer votre conformité au RGPD et protéger vos données contre les risques juridiques et de sécurité.

Vous vous demandez ce que le RGPD implique concrètement pour votre entreprise ? Consultez les « Règles pour les entreprises et organisations » de l’UE.

Prêt à franchir le pas ? En tant que partenaire de confiance de monday.com, nous vous guiderons à chaque étape du processus de migration pour assurer une transition fluide et sécurisée.

Contactez-nous via le formulaire ou envoyez un e-mail à [email protected]. Nous sommes à votre disposition !