Veel teams organiseren hun projectmanagement binnen monday.com met een structuur van high-level borden voor het strategisch overzicht en low-level borden voor de dagelijkse uitvoering. Die methode heeft jarenlang goed gewerkt. Maar wat als het tijd is om écht op te schalen?

Want zodra je tientallen projecten tegelijk beheert, wordt het snel onoverzichtelijk. Je springt van bord naar bord, koppelt informatie handmatig aan elkaar en bouwt dashboards om überhaupt nog te kunnen volgen wat er speelt.

Rond de 30 tot 40 projecten beginnen de eerste problemen zich voor te doen. En zodra je richting 50 projecten gaat, worstel je niet alleen met de complexiteit, maar loop je ook tegen de technische limieten van het platform aan. Voor je het weet ben je vooral bezig met het in stand houden van je systeem, in plaats van je projecten vooruit te helpen.

Op zo’n moment vraag je jezelf ongetwijfeld: kan dit niet slimmer?

Het goede nieuws: dat kan nu wél.

1. Portfolio management, heruitgevonden

De portfolio solution is een nieuwe functie binnen monday.com’s Work Management Enterprise-pakket die het een stuk eenvoudiger maakt om veel projecten tegelijk te managen. Wat ons meteen opviel? Het helpt teams en managers om het overzicht over hun hele projectportfolio te bewaren, zonder dat ze steeds handmatig alles aan elkaar hoeven te koppelen.

Met de portfolio solution zorg je ervoor dat al je projecten en initiatieven aansluiten bij de strategische doelen van je organisatie, terwijl je je middelen inzet waar ze het grootste verschil maken. Dit is precies waar goed portfolio management om draait.

Een belangrijke nuance is dat monday’s portfolio-solution is niet zomaar een extra dashboard is. Het is een extra laag aan inzicht en controle, ingebouwd in het platform zoals je hem vandaag kent, speciaal ontwikkeld om de complexiteit van het werken met veel projecten behapbaar te maken.

Hoewel het nog een nieuwe functie is en nog niet door iedereen wordt gebruikt, heeft het alles in zich om de processen rond portfolio management in jouw organisatie tot een hoger niveau te tillen.

2. Wat maakt de portfolio solution anders dan de standaard monday.com set-up?

Met de traditionele monday.com-borden en de gebruikelijke high-level/low-level projectstructuur ben je vaak beperkt tot zo’n 60 projecten, waarbij alles handmatig met elkaar verbonden moet worden. Dat werkt prima voor kleinere teams, maar voor snelgroeiende organisaties wordt het al snel een knelpunt.

Gelukkig haalt monday.com met de portfolio solution die obstakels weg. Dit is wat het je oplevert:

Meteen inzetbare portfolio dashboards

Deze dashboards zitten standaard in de portfolio solution en zijn ontworpen om makkelijk op te schalen. In tegenstelling tot de gewone monday.com dashboards zijn ze automatisch gekoppeld aan elk project in je portfolio.

Je kunt ze helemaal personaliseren zodat je de belangrijkste cijfers en statistieken in één overzicht ziet, realtime en voor tot 200 projecten tegelijk.

Risico-inzichten dankzij AI

Je zou het kunnen zien als een vroegtijdig waarschuwingssysteem voor je portfolio. De ingebouwde AI analyseert al je projecttijdslijnen, statussen, notities en gesprekken.

Op basis van trends kan het risico’s signaleren en deze rangschikken op prioriteit, zodat grotere problemen voorkomen worden. Wil je er dieper op in? Dan open je vanuit het portfolio direct het individuele project voor alle details.

Wat het extra prettig maakt, is dat jij altijd de controle behoudt. Zodra er iets aandacht vraagt, kun je direct aan de slag. Of je nu de juiste persoon informeert of een vals alarm afhandelt, zo blijft alles soepel verlopen en kom je niet voor verrassingen te staan.

Executive reports

Met deze functie krijg je snel een helder overzicht van de status van je portfolio. Alle belangrijke informatie zoals voortgang, trends, risico’s, grafieken en cijfers wordt verzameld in een kant-en-klaar rapport dat je direct met anderen kunt delen.

Je hoeft niet langer al je borden door te nemen. Met één klik genereer je een actueel rapport dat het volledige verhaal vertelt.

3. Waarom werken op schaal een nieuwe aanpak vergt

Naarmate teams groeien, brengt het beheren van een groot portfolio aan projecten een aantal bekende uitdagingen met zich mee die de voortgang kunnen vertragen en het moeilijker maken om het overzicht te bewaren:

• Leiders hebben vaak geen helder en actueel overzicht van alle lopende initiatieven. Daardoor is het lastig om risico’s op tijd te herkennen en bij te sturen.
  
• Teams hebben het druk, maar zitten niet altijd op één lijn met wat echt belangrijk is voor de organisatie. Daardoor gaat er soms veel energie naar dingen die niet direct helpen om de doelen te halen.
  
• Als teams groter worden en mensen op verschillende plekken werken, wordt het steeds lastiger om iedereen op het juiste project te zetten. Dat kan ervoor zorgen dat sommige mensen te veel hooi op hun vork nemen, terwijl anderen juist te weinig te doen hebben.

De portfolio-oplossing van monday.com lost dit op via:

• Realtime top-down inzichten over honderden projecten tegelijk
  
• Multi-project resourcebeheer, waardoor de werkdruk beter verdeeld wordt

• Schaalbare, gestandaardiseerde templates om workflows consistent te houden

4. Multi-project resourcebeheer met de capaciteitsmanager (capacity manager)

Je team is je grootste kracht, maar het blijft een uitdaging om hun tijd en vaardigheden over verschillende projecten te verdelen, zeker als je organisatie snel groeit. De capaciteitsmanager (de capacity manager), geïntegreerd in de portfolio solution, geeft je helder inzicht in de werkverdeling binnen je team.

Zo wijs je eenvoudig de juiste mensen toe, zonder dat iemand overbelast raakt en krijgt elk project precies de aandacht die het verdient.

5. Standaardisatie op portfolioniveau met beheerde sjablonen (managed templates)

Wanneer je tientallen of zelfs honderden projecten tegelijk runt, is consistentie essentieel om het overzicht te bewaren. Met beheerde sjablonen (de zogenaamde managed templates) maak je gestandaardiseerde borden, workflows, automatiseringen en integraties die je direct kunt doorvoeren in je hele portfolio.

Dat betekent:

• Geen losse, eenmalige projectopzetten meer
  
• Directe updates die automatisch in elk project worden doorgevoerd
  
• Teams blijven afgestemd op best practices, waar ze ook werken

6. Wie haalt het meeste uit de portfolio solution?

Deze portfolio management-oplossing is ontwikkeld voor teams die hun werk op grotere schaal willen organiseren en daarbij behoefte hebben aan een slimmere, efficiëntere aanpak.

Deze oplossing is vooral handig voor:

• Programma- en portfoliomanagers die tientallen initiatieven tegelijk beheren
  
• PMO- en operationele leiders die behoefte hebben aan overzicht en standaardisatie
  
• Bestuurders die duidelijkheid willen zonder te hoeven micromanagen
  

Stel je nu nog zelf rapportages samen om het grotere plaatje in beeld te krijgen? Dan is deze functie precies wat je nodig hebt.

Conclusie

Het beheren van een uitgebreide projectportfolio hoeft niet langer overweldigend te zijn. Met de nieuwe portfolio solution van monday.com krijg je moeiteloos inzicht in wat er binnen je organisatie speelt.

Je herkent risico’s sneller, ontvangt direct updates en houdt alles met elkaar verbonden, zonder extra werk. In combinatie met andere Enterprise-functionaliteiten zoals beheerde sjablonen en de capaciteitsmanager, beschik je over alle tools om honderden projecten gestructureerd en op koers te houden.

En dit is nog maar het begin. We zijn benieuwd hoe de portfolio solution zich verder zal ontwikkelen en teams nog meer waarde zal bieden.

Meer weten over portfolio management met monday.com? Neem gerust contact op via ons contactformulier of mail naar hello@tryve.eu.