Hoe AQBRS hun responstijd verkort met Tryve’s Location Toolkit voor monday.com
- Afstanden automatisch berekend
- Geoptimaliseerde teamselectie op basis van locatie
- Volledige integratie in monday.com
Over AQBRS
Association Québécoise Bénévole de Recherche et de Sauvetage (AQBRS) is de grootste vrijwillige zoek- en reddingsorganisatie van Quebec. Meer dan 700 getrainde leden, verdeeld over 23 teams, staan paraat om politie en hulpdiensten te ondersteunen bij het opsporen van vermiste personen en het coördineren van reddingsacties, vaak in de meest uitdagende en afgelegen gebieden van de provincie. De organisatie blijft manieren onderzoeken om haar vrijwilligersnetwerk uit te breiden en te versterken, om de omgeving rond Québec nog beter te kunnen bedienen.
Resource management op schaal met monday.com
Met zo’n groot en verspreid netwerk aan vrijwilligers is efficiënt beheer onmisbaar. Daarom stapte AQBRS minder dan een jaar geleden over op monday.com. Dany Chaput, voorzitter van Recherche Sauvetage Estrie en gecertificeerd Level 2 reddingswerker, speelt hierin een sleutelrol. Via monday.com houdt het team nu alle informatie over vaardigheden, trainingen en beschikbaarheid van vrijwilligers overzichtelijk bij op één centrale plek. Zo worden missies sneller gepland en verloopt de communicatie een stuk gestroomlijnder.
Van Excel-sheets naar slimmer resource management
Voordat AQBRS met monday.com aan de slag ging, werd alle vrijwilligersinformatie bijgehouden in gedeelde Excel-sheets. Dat zorgde regelmatig voor fouten en vertraging. “Iedereen kon dingen aanpassen en vaak waren de gegevens simpelweg niet actueel,” vertelt Dany.
Het gevolg: trage, handmatige coördinatie, precies op momenten dat snelheid het verschil kan maken tussen leven en dood. “Als je levens wilt redden, heb je geen tijd voor omslachtig handwerk,” zegt Dany. “Je moet snel over de juiste informatie beschikken én weten dat die klopt. Dankzij software als monday.com hebben we nu die zekerheid en dat maakt een wereld van verschil.”
Een belangrijke ontbrekende schakel: Tryve’s Location Toolkit
Hoewel monday.com een betrouwbaar platform werd voor het resource management, miste er nog iets essentieels: het automatisch berekenen van reisafstanden. Voorheen moest Dany steeds zelf kaarten erbij pakken om te bepalen welke vrijwilligers het dichtst bij een incident waren. “Dat kostte heel veel tijd,” vertelt hij. “Ik was vooral bezig met uitzoeken in welke regio de vrijwilligers zaten, of dat in de buurt van de reddingslocatie was, en dan handmatig afstrepen wie het dichtstbij was. Het was ingewikkeld en verre van efficiënt.”
Op zoek naar een betere oplossing kwam Dany via de monday.com marketplace de Location Toolkit tegen. Wat hem meteen opviel, was hoe makkelijk de app werkt. “Het is heel intuïtief en simpel,” zegt hij. “Ik zou het iedereen aanraden.”
Dankzij deze tool kan AQBRS nu binnen enkele seconden precies zien hoe ver vrijwilligers van een reddingslocatie vandaan zijn en filteren op hun vaardigheden en beschikbaarheid. Dit zorgt voor sneller handelen, vlottere inzet en uiteindelijk een grotere kans om levens te redden.
Betrouwbare support
Naast de handige functies van de app benadrukt Dany vooral de goede support van Tryve als een groot pluspunt. Wanneer er vragen zijn, krijgt het team snel en deskundig antwoord. Zo blijft alles soepel verlopen en kan AQBRS zich volledig richten op hun reddingsacties.
Conclusie
Met monday.com en Tryve’s Location Toolkit heeft AQBRS de tijdrovende, handmatige werkwijze ingeruild voor een snel en betrouwbaar systeem om vrijwilligers te coördineren. Snelle afstandsberekeningen en beter inzicht in wie beschikbaar is, zorgen ervoor dat Dany en zijn team razendsnel de juiste keuzes kunnen maken tijdens zoek- en reddingsacties. “Het maakt alles gewoon een stuk makkelijker,” zegt Dany. “Als je levens probeert te redden, telt elke seconde.”
