Hoe de organisatie achter Tomorrowland haar magie organiseert met projectmanagementtool monday.com
- 12 X ROI
- 30.500 uur per jaar bespaard
- Meer overzicht en duidelijk ownership
Over WEAREONE.world
Wat ooit begon als een muziekfestival in Boom, groeide uit tot een wereldwijd entertainmentfenomeen. Twintig jaar geleden organiseerden de broers Manu en Michiel Beers de allereerste editie van Tomorrowland. Daaruit ontstond later WEAREONE.world, de organisatie die vandaag achter het festival staat. Ondertussen is dat uitgegroeid tot een team van meer dan 300 medewerkers, verspreid over België, Frankrijk, Brazilië en Ibiza. Samen werken ze elke dag aan festivals, shows, muziek, design, storytelling, beleving en zoveel meer.
Internationale groei en creatieve expansie
De ambitie van WEAREONE.world reikt verder dan evenementen. Ze bouwen aan een universum waarin mensen van over de hele wereld samenkomen, niet alleen op festivals, maar ook via radio, livestreams, sociale media, documentaires, fantasyboeken en meer. Met een voortdurende focus op vernieuwing en beleving verkent de organisatie zowel geografisch als creatief steeds nieuwe paden, gedreven door een internationale visie en de kracht van samenwerking.
Efficiëntie achter de schermen met projectmanagementtool monday.com
Om al die creativiteit en internationale ambities in goede banen te leiden, is een gestructureerde aanpak cruciaal. Daarom ging WEAREONE.world aan de slag met monday.com, in samenwerking met Tryve. De projectmanagementtool wordt vandaag gebruikt over verschillende business units heen. Het doel: meer overzicht, betere samenwerking en vlottere communicatie.
“Bij WEAREONE.world hebben we monday geïmplementeerd over onze verschillende business units om aan de specifieke behoeften van de verschillende gebruikers binnen de teams te voldoen”, vertelt de organisatie. “Iedereen binnen de organisatie gebruikt monday afhankelijk van zijn of haar specifieke noden, waardoor er flexibel doch efficiënt gewerkt wordt.”
- Advies over workflow
- Implementatie
- Customer Success
- Licentie optimalisatie
Eén tool, vele teams
WEAREONE.world is een veelzijdige organisatie met zes grote business units: Festival & Events, Music, Experiences, Leisure, Products en Fiction. Die worden ondersteund door centrale diensten als Marketing, Finance, HR, Legal, IT en Partnerships. Daarnaast zijn er fysieke hubs, zoals het warehouse en atelier in de Rupelstreek, het Lab of Tomorrow in Boom en vaste teams in onder meer São Paulo, Alpe d’Huez en Ibiza. Al die schakels werken nauw samen. Bijna alles wordt in-house ontwikkeld en uitgevoerd. Dankzij monday.com houden ze het hele jaar door grip op planningen, budgetten en creatieve processen.
Artiestenbeheer
De kracht van monday.com zit voor WEAREONE.world in de brede inzetbaarheid. De tool wordt niet alleen gebruikt voor het grotere geheel, maar ook voor heel specifieke processen binnen teams. Zo beheert het team achter Tomorrowland alle artiesten via monday.com. Dat gaat van de communicatie met artiesten en agentschappen tot het plannen van wie wanneer op welk podium staat. Ook alle contractuele en praktische afspraken worden erin opgevolgd.
Radioplanning
One World Radio gebruikt de tool om zijn volledige radioplanning te organiseren. Van wekelijkse shows zoals de ‘Tomorrowland Top 30’ en ‘Friendship Mixes’ tot speciale thema-uitzendingen rond bijvoorbeeld Internationale Vrouwendag.
Omdat het radioteam verspreid werkt over verschillende tijdzones en vaak samenwerkt met freelance hosts, is heldere coördinatie cruciaal. monday.com zorgt daarbij voor overzicht en structuur.
Contentcreatie
De interne contentbehoefte bij WEAREONE.world is enorm. Bijna elke afdeling doet een beroep op het interne creatieteam, dat uit 43 medewerkers bestaat. Zij zijn gespecialiseerd in showdesign, video, grafisch ontwerp, 3D-tekeningen en meer.
Wat in veel creatieve organisaties leidt tot frustratie – onduidelijke of onvolledige briefings – wordt hier efficiënt aangepakt. WEAREONE.world gebruikt monday.com om creatieverzoeken te stroomlijnen, waarbij de juiste persoon automatisch wordt toegewezen aan een verzoek. Zo ontstaat er een helder proces voor overzicht en opvolging, wat helpt om de kwaliteit hoog te houden en verantwoordelijkheden scherp te stellen, ook in een snel en complex creatieproces.
Betere samenwerking, intern én extern
WEAREONE.world werkt samen met een uitgebreid netwerk van leveranciers en externe partners. Ook daar is coördinatie essentieel. monday.com is intussen stevig ingebed in hun manier van werken en vormt het centrale platform om projecten op te volgen. De tool sluit naadloos aan bij andere oplossingen zoals Microsoft Teams en Smartsheet en helpt om iedereen, intern én extern, op één lijn te houden.
“Intern gebruiken we monday om gedetailleerde briefings en tijdlijnen op te stellen, die als basis dienen voor de communicatie met onze externe partners. Zo kunnen we onze projecten beter beheren en blijft iedereen altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken,” licht de organisatie toe. “Het bespaart ons veel e-mails en zorgt ervoor dat to-do’s en (goedkeurings)workflows altijd up-to-date zijn.”
Conclusie
Creativiteit, beleving en organisatie gaan bij WEAREONE.world hand in hand. Door monday.com als projectmanagementtool te integreren in hun dagelijkse werking heeft de organisatie meer grip gekregen op complexe processen, van creatie tot coördinatie. In een internationale omgeving waarin verschillende teams samenwerken aan ambitieuze projecten, biedt de tool de perfecte balans tussen flexibiliteit en structuur. Zo kan WEAREONE.world haar wereldwijde magie blijven organiseren zonder in te boeten op kwaliteit of innovatie.
