Standmark beheert 250+ projecten efficiënt met monday.com
- Overzicht over 250+ projecten
- Centraal beheer van locatie- en klantinformatie
- Financiële opvolging
Over Standmark
Een eerste indruk maak je maar één keer en daar weet Standmark goed op in te spelen. Als standen- en interieurbouwer realiseert het bedrijf jaarlijks meer dan 250 standen en talloze interieurs voor winkels, showrooms en musea. Met doordacht maatwerk en oog voor praktische uitvoering zorgt Standmark ervoor dat bedrijven keer op keer opvallen.
Interieurs en standen op maat
Het organiseren van beursstanden en interieurprojecten vraagt veel coördinatie en precisie. Sinds drie jaar staat Sam Vandierendonck aan het hoofd van Standmark, waarbij hij samen met zijn team projecten van begin tot eind begeleidt: van het binnenhalen van opdrachten tot de uitvoering en het netjes afronden ervan. Volgens hem is het succes van elk project vooral te danken aan de nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen.
Van ontwerp tot oplevering
Elk project vraagt om zorgvuldige planning, van geprinte doeken en logo’s tot touchscreens, catering en grote ledschermen, waarbij alles moet passen bij het ontwerp van de stand. Het proces begint met een duidelijk ontwerp en een goed uitgewerkt technisch plan, dat vervolgens wordt verdeeld over het eigen atelier, het magazijn en externe partners. Materiaal van de klant, evenals gehuurd materiaal, moet op tijd worden opgehaald, zodat alles op de dag zelf vlot op de stand arriveert. Al die kleine, gecoördineerde stappen samen zorgen ervoor dat de stand perfect wordt opgeleverd.
Groeiende nood aan digitalisering
“Door de overname van Diverso Plus begin 2025 is digitalisering nog een beetje sneller gegaan,” vertelt Sam. SharePoint werd als eerste geïmplementeerd om het team interactiever te laten samenwerken. Voor boekhouding was al een systeem aanwezig, maar project- en klantenbeheer gebeurde nog via verschillende losse applicaties.
“Met al die extra klanten moet je wel de bomen door het bos blijven zien. Zodra je aan je limiet komt, merk je dat het praktisch moet blijven. Voor mij betekent dat vooral overzicht houden: wie is met welke projecten bezig, de werkdruk verdelen, prioriteiten bepalen en vlot kunnen communiceren,” legt Sam uit.
- Workflow advies
- Implementatie
Introductie monday.com
Bij Diverso Plus werkte een collega van Sam al met monday.com, wat hem inspireerde om de markt te verkennen en een geschikte consultant te zoeken. “Voor mezelf had ik snel besloten dat we met een externe partner zouden werken, anders zou alles op mijn bord terechtkomen. Ik heb zelf jaren in consulting gewerkt, dus ik weet dat er een moment komt waarop je iemand nodig hebt met de juiste expertise,” vertelt Sam. Zo kwam hij uiteindelijk bij Tryve terecht.
Beurzen en locaties centraal beheren
Samen met Tryve-consultant Dieter Ceulemans richtte Standmark de monday-omgeving in om klanten, beurslocaties en -organisaties centraal te beheren. Een belangrijke stap, want deze informatie komt in veel projecten steeds terug.
“Bij de beurslocaties kun je bijvoorbeeld terugvinden hoe de toegankelijkheid is, welke hotels er in de buurt liggen of waar je verf kunt kopen. Vooral in het buitenland is dat handig: bij last-minute vragen of wijzigingen kan het team meteen schakelen en snel een leverancier voor meubels of drukwerk vinden. Die lijsten groeien organisch mee,” vertelt Sam.
Daarnaast bevat elke beurs specifieke eigenschappen zoals data, openingsuren, contacten en marketing- of promotieactiviteiten. Sommige beurzen vinden elk jaar op dezelfde locatie plaats, andere zijn reizend. Door locaties en organisaties apart te beheren en aan het juiste project te koppelen, blijft alles overzichtelijk en praktisch inzetbaar.
Van deal naar project
Naast beursinformatie worden ook alle klanten in monday.com beheerd. Zodra een project wordt aangemaakt, wordt het gekoppeld aan deze brondata: de klant, de locatie en de beursorganisatie. Het project start met een template, afhankelijk van het type: standenbouw of interieur. Vervolgens kan een projectleider worden toegewezen en wordt het project opgenomen in het volledige projectenportfolio van Standmark.
Zo is vanaf het begin duidelijk wie aan welk project werkt, waar het plaatsvindt en welke stappen doorlopen moeten worden. Alles blijft centraal en overzichtelijk voor het hele team.
Bestellijst
Bij elk project wordt naast het takenbord ook automatisch een bestellijst klaargezet met de meest voorkomende materialen, zoals verf of tapijt.
Zo is meteen duidelijk wat nog besteld moet worden en wat al op voorraad is. “Ik vergelijk het altijd met een kast met planken: beter een paar planken eruit halen die je niet nodig hebt, dan te beginnen met een kast zonder planken,” vertelt Sam.
Centraal overzicht
“Met zo’n 250 projecten per jaar is er heel wat data om bij te houden. Alles apart moeten doorzoeken is gewoon te veel werk,” vertelt Sam. Dankzij een centraal projectenportfolio kan nu high-level gevolgd worden hoe elk project verloopt.
Tijdens de wekelijkse meetings is in één oogopslag te zien of taken zijn afgerond of extra aandacht vragen. Kleurcodes maken dit meteen duidelijk: grijs voor niet van toepassing, oranje of rood voor aandachtspunten, en groen voor afgeronde taken. Zo is er altijd een helder beeld van de stand van zaken.
Financiële opvolging
Standmark gebruikt monday.com ook voor de financiële opvolging en als basis voor de facturatie. “Tijdens elk project wordt bijgehouden wat het voorschot is, de uiteindelijke afrekening en eventuele extra’s,” vertelt Sam. “Het is belangrijk om alles dicht bij de hand te hebben, want er komt hier en daar makkelijk iets bij. Extra verzoeken van klanten kunnen zo meteen worden gedocumenteerd, zodat niets vergeten wordt bij de facturatie.”
Samenwerking met Tryve
“monday.com is een ideale tool als je het simpel wilt houden. Met een partner zoals Tryve heb je meteen de expertise om snel te schakelen, zonder tussenwegen op te zoeken en uiteindelijk te betalen voor een abonnement waarvan je maar de helft benut. Wil je er écht het maximale uit halen, dan is het fijn om iemand te hebben die ervaring uit verschillende projecten meebrengt,” besluit Sam.
Conclusie
Dankzij de combinatie van ervaring, precisie en slimme digitalisering heeft Standmark zijn werking naar een hoger niveau getild. Met projectmanagementtool monday.com heeft het team nu grip op klanten, projecten, beurslocaties en materialen, waardoor elk traject van begin tot eind overzichtelijk en gestructureerd verloopt. De samenwerking met Tryve levert de expertise om het maximale uit de tool te halen en zorgt voor een vlottere samenwerking en communicatie binnen het team.
Voor Standmark betekent dit dat groei beheersbaar blijft. Vanuit één centrale omgeving wordt consistenter gewerkt, worden projecten strakker opgevolgd en blijft de flexibiliteit behouden om klanten snel en persoonlijk te bedienen.
