Hoe Trademart monday.com transformeerde tot een geavanceerde marketingtool
- 900 uur per jaar bespaard
- 27,5% efficiëntiestijging
- Verbeterde samenwerking en afstemming
Over Trademart
Trademart is het grootste B2B inkoopcentrum van Europa, strategisch gelegen aan de voet van het Atomium in Brussel. Het centrum biedt retailers en zelfstandige ondernemers de kans om de nieuwste collecties te ontdekken en in te kopen. Met meer dan 1.500 merken, verdeeld over verschillende sectoren, vormt Trademart een dynamische hub voor de retailsector.
De marketinguitdaging
Het businessmodel van Trademart draait om het aantrekken van bezoekers naar haar exposanten. Dat stelt het marketingteam continu voor een uitdaging: hoe blijf je mensen inspireren om fysiek langs te komen?
“Om Trademart levendig en inspirerend te houden, organiseren we campagnes, events en initiatieven zoals pop-up stores,” vertelt Jade Thys, Content & Design Specialist bij Trademart. “Een sterk aanbod versterkt ons imago en dat trekt weer meer bezoekers aan. Zo vormen wij een essentiële schakel binnen het Trademart-ecosysteem.”
In een wereld die steeds digitaler wordt, vraagt dat om doordachte marketing en strakke coördinatie. Met een team van vijf en tal van lopende projecten was efficiënte samenwerking cruciaal.
Trademart werkte al met monday.com, voornamelijk voor eventmanagement. Maar ze zagen al snel potentieel om het platform breder in te zetten, ook voor campagnes en marketingprojecten. “We wilden meer overzicht, structuur en onderlinge afstemming in onze manier van werken”.
Samenwerking met Tryve voor een optimale monday.com-setup
In 2024 namen twee Trademart-collega’s deel aan de Tryve User Summit, een evenement over monday.com en projectmanagement. Die ervaring leidde tot een herziening van hun monday.com-omgeving. “We wilden het goed doen, met de hulp van een expert, zodat alles vanaf het begin goed stond. We zijn achteraf erg blij met die keuze,” zegt Jade.
Het hele marketingteam werd betrokken bij de implementatie. Samen met Tryve-consultant Dieter Ceulemans werkten ze aan een op maat gemaakte marketingtool. “Iedereen kon vanaf het begin meedenken over wat ze nodig hadden en welke inzichten ze wilden halen uit het systeem,” vertelt Jade. “Omdat het einddoel voor iedereen duidelijk was, konden we na de implementatie direct aan de slag.”
- Advies over workflow
- Implementatie
Het resultaat: monday.com als onmisbare marketingtool
Dankzij de samenwerking met Tryve is Trademart’s monday.com geëvolueerd van een eenvoudige eventmanagement tool naar een geavanceerde marketingtool. “Alles heeft nu zijn eigen plek, van grote taken tot kleine details zoals ‘maak een affiche voor de showroom’. Zo weet iedereen precies waar ze aan toe zijn.”
Indeling naar type activiteit
Een van de belangrijkste verbeteringen is de indeling naar type activiteit: campagnes, projecten en events. Voor elk type zijn er aparte boards, taken en templates, wat zorgt voor overzicht en een duidelijke structuur. Daarnaast is er een ‘always on’-gedeelte voor doorlopende marketinginitiatieven, waardoor alles naadloos op elkaar aansluit en het team efficiënter kan werken.
Maatwerk templates voor elk type event
Binnen elke categorie werkt Trademart met op maat gemaakte templates, die samen met Tryve verder zijn uitgewerkt. “Onze eventtemplates zijn nog steeds enorm waardevol,” vertelt Jade. “Bij het opstarten van een nieuw event kiezen we altijd een passende template. We hebben standaardversies voor elk type: van kleinschalige tot XL-events. Die bevatten alle taken, subtaken en deadlines die nodig zijn om niets over het hoofd te zien.”
Het gebruik van deze templates bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid. “Als je alles handmatig doet, vergeet je soms dingen,” zegt Jade. “Maar nu werken we systematisch. Ik weet precies wanneer ik welke taak moet afronden. Alles komt samen in MyWork, waar ik in één oogopslag mijn persoonlijke to-dos zie.”
Geautomatiseerde tijdslijnen met ‘Lead & Lag’
Op basis van de gekozen template kan het team de planning eenvoudig afstemmen op het specifieke event. Dankzij de ‘Lead & Lag’-functionaliteit hoeven ze enkel de datum van het event in te voeren. Alle bijhorende taken worden vervolgens automatisch ingepland op het juiste moment.
“Dit is echt een topfunctie, vooral bij events met strakke deadlines,” zegt Jade. “We verliezen geen tijd meer aan handmatige planningen. Alles wordt automatisch afgestemd op de gekozen template.”
Centraal overzicht per communicatiekanaal
Na de introductie van het nieuwe structuurmodel merkte Trademart dat er nog iets ontbrak: een centraal overzicht van alle communicatie per kanaal, zoals e-mail en sociale media. Taken waren verspreid over verschillende events, projecten en campagnes, waardoor het team telkens handmatig moest schakelen tussen borden.
Samen met Tryve werd de mirror column-functionaliteit ingezet om voor elk kanaal een apart bord met kalenderoverzicht op te zetten.
“Wanneer we nu een taak op campagneniveau aanmaken, wordt die automatisch gespiegeld naar het juiste kanaalbord. Zo kunnen we onze communicatie-inspanningen veel beter op elkaar afstemmen.”
Totaaloverzicht van alle kanalen
Op verzoek van de nieuwe marketingmanager bouwde het team van Tryve een digitale kalender die alle communicatie-inspanningen van Trademart samenbrengt in één overzicht. Hoewel er al aparte borden per kanaal bestonden, was er behoefte aan een bredere kijk op alle lopende en afgeronde marketingacties.
“We wilden een duidelijk totaalbeeld van wat we wanneer communiceren,” vertelt Jade. “Dankzij het nieuwe overkoepelende overzicht kunnen we alle kanalen combineren in één centrale kalender. Dit geeft ons meteen inzicht in wat we de afgelopen maand naar buiten hebben gebracht en wat er nog op de planning staat.”
Klaar voor de toekomst
Binnen Trademart is monday.com een onmisbare marketingtool geworden. Hoewel het platform al een sterke basis heeft gelegd binnen de marketingafdeling, ziet Jade nog volop mogelijkheden voor uitbreiding. Ze is ervan overtuigd dat andere teams, zoals Sales, veel baat zouden hebben bij monday.com, vooral door het uitgebreide overzicht dat het biedt. Aangezien deze teams nu vaak individueel werken, hoopt ze hen te inspireren om zelf de voordelen van het platform te ontdekken.
Conclusie: monday.com als essentiële marketingtool binnen Trademart
Wat begon als een eenvoudige tool voor takenbeheer, is dankzij de samenwerking met Tryve uitgegroeid tot een onmisbaar platform binnen de marketingafdeling van Trademart. monday.com stelt het team niet alleen in staat om hun werk efficiënter te organiseren, maar bevordert ook de samenwerking en vergroot de transparantie. Dit wordt vooral bereikt door het gebruik van het opgedeelde systeem per type activiteit, maatwerk templates en overzichtsborden per communicatiekanaal.
In de toekomst blijft het team, samen met Tryve, op zoek naar manieren om het platform verder te optimaliseren. Zo blijft monday.com de centrale marketingtool binnen hun unieke werkwijze en dient het als inspiratie voor andere teams binnen Trademart.
